Zusammenfassung von ChatGPT
Hier ist eine Zusammenfassung der Diskussion:
Die Gruppe begann mit organisatorischen Fragen und überging dann schnell zu aktuellen Herausforderungen in der technischen Dokumentation, insbesondere im Umgang mit Maschinenvarianten.
Ein Hauptthema war die dynamische Anpassung von Dokumentationen an ständig wechselnde Maschinenkomponenten und Konfigurationen. Es wurde erörtert, ob herkömmliche Anleitungen durch digitale und spezifizierte Informationsmodule (Topics) ersetzt werden könnten, die spezifisch auf einzelne Maschinen zugeschnitten sind.
Ein weiterer Schwerpunkt lag auf der Möglichkeit, KI für die Dokumentation zu nutzen.
Diskutiert wurden Szenarien wie:
- die Möglichkeit, dass KI komplexe, benutzerdefinierte Anleitungen generiert, die auf spezifische Maschinenkonfigurationen abgestimmt sind,
- die potenzielle Verwendung von QR-Codes, um Maschinenbenutzern spezifische, aktuelle Bedienungsanleitungen bereitzustellen,
- ob KI in der Lage sein könnte, strukturiertes Schreiben und die Qualitätskontrolle bei der Dokumentation zu übernehmen.
Auch wurde diskutiert, dass KI in Zukunft nicht nur zur Informationsstrukturierung und -verarbeitung, sondern auch zur Schaffung von interaktiven Benutzerunterstützungen und zu Qualitätssicherungszwecken verwendet werden könnte.
Die Teilnehmer waren sich weitgehend einig, dass KI künftig einen erheblichen Teil der Arbeitsaufgaben in der technischen Dokumentation übernehmen könnte, jedoch einige Unsicherheiten bestehen, wie sie bei komplexen und spezifischen Anforderungen strukturiert eingesetzt werden kann.
Ein Vorschlag aus der Gruppe war, verschiedene KI-Szenarien in einer Workshop-Serie zu testen und zu entwickeln, um realistische Einsatzmöglichkeiten und -grenzen besser kennenzulernen.
Stücklistengetriebene Dokumentation
Ausserdem wurde am Anfang über stücklistengetriebene Dokumenation gesprochen.
Hier die Zusammenfassung von ChatGPT:
Zu Beginn der Diskussion wurde das Konzept einer *stücklistengetriebenen Dokumentation* besprochen. Hierbei handelt es sich um eine Dokumentation, die aus einer Stückliste (Bill of Materials, BoM) abgeleitet wird. Dies bedeutet, dass die Anleitung dynamisch basierend auf den spezifischen Komponenten einer Maschine oder eines Produkts erstellt wird, die in der jeweiligen Stückliste aufgeführt sind.
Einige Teilnehmer beschrieben das Problem, dass sich Produktkomponenten immer schneller ändern. Dies führt dazu, dass sich auch die Bedienung regelmäßig ändert, obwohl der Produktname gleich bleibt. Die bisherige Praxis, für jede neue Version eine neue Dokumentation und Artikelnummer zu erstellen, würde in diesem Kontext schnell zu einer Überlastung führen.
Herausforderungen und Lösungsansätze
1. Häufige Versionsänderungen
Wenn sich die Bedienung durch Änderungen an einzelnen Komponenten häufig verändert, müsste theoretisch jedes Mal eine neue Anleitung erstellt werden. Dies kann jedoch ineffizient und verwirrend sein, insbesondere wenn die Änderungen klein sind.
2. Digitale und dynamische Dokumentation
Die Idee wurde diskutiert, ob statt eines festen Dokuments eine dynamische Anleitung sinnvoller wäre. Hier könnte eine stücklistengetriebene Anleitung helfen, bei der der Kunde spezifisch zur ausgelieferten Produktversion nur die relevante Anleitung erhält. So würde er immer die passenden Informationen zur eigenen Maschine bekommen, anstatt eine allgemeine Dokumentation, die nicht alle Details berücksichtigt.
3. Umstieg auf Topics und Modularität
Eine mögliche Lösung war die Entwicklung von *topic-orientierter* Dokumentation, bei der kleinere, modulare Anleitungen (Topics) verknüpft und nach Bedarf zusammengestellt werden. Dadurch könnte die Dokumentation dynamisch auf die jeweiligen Produktvarianten angepasst werden.
4. Automatisierung durch Stücklisten aus ERP-Systemen
Eine stücklistengetriebene Dokumentation könnte mithilfe von ERP-Systemen (wie SAP) die einzelnen Komponenten und deren spezifische Anleitungen zusammenführen. Das Ziel wäre, dass die Dokumentation durch ein System automatisch aus vorgefertigten Modulen erstellt wird und für die spezifische Seriennummer der Maschine individuell generiert wird.
Die Diskussion zeigte, dass dies ein technisch machbarer Weg ist, jedoch eine hohe Komplexität mit sich bringt und einen erheblichen Aufwand bei der Pflege und Verwaltung der Topics bedeutet. KI-gestützte Systeme könnten langfristig diese Art der Modularisierung unterstützen und die relevanten Informationen selbstständig zusammenstellen, basierend auf den aktuellen Stücklisten und Produktmerkmalen.